Privacyverklaring CJT
Centrum voor Jeugdtoerisme vzw, met maatschappelijke zetel Bergstraat 16, 9820 Merelbeke (ondernemingsnummer 0409.153.027) en hierna CJT genoemd, maakt gebruik van persoonsgegevens. We vinden de bescherming en het respect voor jouw privacy daarbij erg belangrijk. In onderstaande verklaringen willen we helder en transparant informeren over welke gegevens we verzamelen en hoe we daar zorgvuldig mee omgaan. Het spreekt voor zich dat we ons daarbij houden aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
CJT is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Als je na het doornemen van deze privacyverklaring nog met vragen blijft zitten kan je ons contacteren: CJT, Bergstraat 16, 9820 Merelbeke, via e-mail naar privacy@cjt.be of telefonisch naar 09/210.57.70.
OVER DE PERSOONSGEGEVENS VAN KLANTEN
Onze klanten zijn:
- de personen die met hun organisatie of particulier een jeugdverblijfcentrum of kampeerterrein (willen) reserveren dat we zelf uitbaten (CJT Verblijfcentra) of aangesloten is bij CJT Boekingscentrale;
- de personen die verblijven in een jeugdverblijfcentrum of kampeerterrein dat we zelf uitbaten (CJT Verblijfcentra).
Lees meer over hoe we persoonsgegevens van klanten verwerken
Welke persoonsgegevens?
CJT verzamelt enkel persoonlijke gegevens die je zelf aan ons meedeelt of die derden aan ons meedelen (bv. de organisatie of vereniging die een verblijf reserveert geeft contactgegevens door).
Afhankelijk van het doel waarvoor ze worden opgevraagd kan het gaan om: naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, gsm-nummer, e-mail, postadres, vaste telefoonlijn, BTW nummer, lidmaatschap vereniging, financiële gegevens, tijdelijke verblijfslocatie, IP-adres, nummer identiteitskaart en/of rijksregisternummer.
Daarbij laten de Algemene Verblijfsvoorwaarden van CJT Boekingscentrale of de Algemene Voorwaarden van CJT Verblijfcentra niet toe dat minderjarigen een groep vertegenwoordigen voor de opmaak van reservatieovereenkomsten.
Gegevens van minderjarigen worden enkel opgevraagd van de deelnemers van verblijvende groepen (zoals wettelijk bepaald in het koninklijk besluit van 27 april 2007 betreffende de registratie en de controle van reizigers die verblijven in een toeristische verblijfsaccommodatie. -16: naam en voornaam. +16: naam, voornaam, geboorteplaats, geboortedatum, nationaliteit en nummer identiteitskaart. Voor Belgische deelnemers +16 volstaat naam, voornaam en rijksregisternummer). In uitzonderlijke gevallen vragen wij dat de ouder of wettelijke vertegenwoordiger van de minderjarige expliciete toestemming geeft voor de verwerking van de persoonsgegevens.
Verwerken van je persoonsgegevens
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doelen waarvoor we ze verkregen hebben:
- Om een reservatie-overeenkomst op te kunnen maken voor het gebruik van een groepsverblijf (contractuele basis);
- om de financiële afhandeling van een groepsverblijf mogelijk te maken (contractuele basis);
- om te voldoen aan de wettelijke vereisten verbonden aan toeristische overnachtingen (wettelijke grond);
- om je te informeren over de modaliteiten van een groepsverblijf (gerechtvaardigd belang);
- om onze werking door data-analyse, monitoring en gebruikersbevraging verder te optimaliseren (gerechtvaardigd belang);
- voor het informeren over gelijkaardig aanbod en dienstverlening via kanalen zoals e-mail, telefoon, post en digitale nieuwsbrief (gerechtvaardigd belang).
Doorgeven van je persoonsgegevens
De gegevens die je aan ons geeft worden aan derde partijen doorgeven als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Dat zijn in de eerste plaats de partners waarmee we samenwerken: de uitbaters van jeugdverblijven en de overheidsdiensten zoals Toerisme Vlaanderen of het Departement Cultuur, Jeugd en Media. We kunnen ook persoonsgegevens doorgeven op vraag van veiligheidsdiensten in het kader van een onderzoek.
We maken bovendien gebruik van een derde partij voor de software van de administratieve en financiële verwerking van reservaties. Dat doen we ook voor het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting ...), voor het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider), voor het verzorgen van IT-infrastructuur (servers ...) en voor het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partners of externe dienstverleners waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten of die de zelfde bepalingen hebben overgenomen in de contractvoorwaarden. We maken hierin natuurlijk de nodige afspraken om de beveiliging van je gegevens te waarborgen.
We kunnen ook persoonsgegevens delen met derden als je ons daarvoor (schriftelijk) toestemming geeft, bv. bij persvragen of voor specifieke afspraken tussen verblijvende groepen. Je hebt het recht deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
OVER DE PERSOONSGEGEVENS VAN UITBATERS
Uitbaters zijn alle personen die met hun organisatie of particulier een jeugdverblijfcentrum en/of kampeerterrein (willen) uitbaten en gebruik maken van de diensten van CJT.
Lees meer over hoe we persoonsgegevens van uitbaters verwerken
Welke persoonsgegevens?
CJT verzamelt enkel persoonlijke gegevens die je zelf meedeelt of die derden meedelen (bv. de organisatie die een jeugdverblijfcentrum of kampeerterrein uitbaat geeft contactgegevens door). Afhankelijk van het doel waarvoor ze worden opgevraagd kan het gaan om: naam, voornaam, gsm-nummer, e-mail, postadres, vaste telefoonlijn, BTW nummer, lidmaatschap van een organisatie, financiële gegevens.
Verwerken van je persoonsgegevens
We gebruiken de verzamelde gegevens uitsluitend voor de doelen waarvoor we ze verkregen hebben:
- om de contactgegevens van een jeugdverblijfcentrum of kampeerterrein via de websites https://www.jeugdverblijven.be en/of https://zelfkook.cjt.be beschikbaar te maken voor de doelgroep (gerechtvaardigd belang);
- om je via kanalen zoals e-mail, telefoon, post en digitale nieuwsbrief te informeren over de ondersteunende diensten (vorming, samenaankoop …) die door CJT op maat van de sector van het jeugdtoerisme worden ontwikkeld (gerechtvaardigd belang);
- om je via kanalen zoals het tijdschrift HuisWerk en/of digitale nieuwsbrieven te informeren en te adviseren in de uitbating van een jeugdverblijfcentrum en/of kampeerterrein (gerechtvaardigd belang);
- om je als stem binnen de sector via kanalen zoals e-mail, telefoon, post en digitale nieuwsbrief te bevragen (gerechtvaardigd belang);
- om een overeenkomst op te kunnen die een verbintenis met CJT bepaalt (contractuele basis);
- om de financiële afhandeling van een reservatie voor een jeugdverblijfcentrum of kampeerterrein dat aangesloten is bij CJT Boekingscentrale of andere diensten door CJT mogelijk te maken (contractuele basis);
- voor functionele communicatie (service, klachtenbehandeling …) gekoppeld aan de uitbating van een jeugdverblijfcentrum en/of kampeerterrein;
- om onze werking vanuit statistiek en monitoring verder te optimaliseren (gerechtvaardigd belang).
Doorgeven van je persoonsgegevens
De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen doorgeven als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Dat zijn de partners waarmee we samenwerken: de overheidsdiensten zoals Toerisme Vlaanderen of het Departement Cultuur, Jeugd en Media. We kunnen ook persoonsgegevens doorgeven op vraag van veiligheidsdiensten in het kader van een onderzoek.
We maken bovendien gebruik van een derde partij voor de software van de administratieve en financiële verwerking van reservaties. Dat doen we ook voor het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting ...), voor het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider), voor het verzorgen van IT-infrastructuur (servers ...) en voor het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten of die dezelfde bepalingen hebben overgenomen in de contractvoorwaarden. We maken de nodige afspraken om de beveiliging van je gegevens te waarborgen.
We kunnen ook persoonsgegevens delen met derden als je ons daarvoor (schriftelijk) toestemming geeft, bv. bij persvragen of voor specifieke afspraken tussen uitbaters van jeugdverblijfcentra en/of kampeerterreinen. Je hebt het recht deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
BEWAREN VAN PERSOONSGEGEVENS
CJT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtneming van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Wanneer je gegevens drie jaar lang non-actief blijven (niet gebruikt of na het beëindigen van een samenwerking) worden je gegevens gearchiveerd. Na 7 jaar anonimiseren we ook gearchiveerde persoonsgegevens, tenzij ze relevant zijn voor de historiek van de organisatie.
BEVEILIGEN VAN PERSOONSGEGEVENS
CJT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Zo zijn medewerkers gebonden aan een vertrouwelijkheidsclausule en hebben zij enkel toegang tot de gegevens die ze nodig hebben om hun opdracht uit te voeren. Gegevens worden beschermd door wachtwoorden die regelmatig wijzigen. We beschermen natuurlijk ook onze digitale en papieren databanken. Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij je gegevens betrokken zijn, dan verwittigen we je zoals de wet voorschrijft.
EN JE RECHTEN
Je kan CJT altijd vragen welke gegevens wij over je verwerken. Je kan ze verbeteren en laten wissen. Als uitbater kan je persoonsgegevens op elk moment aanpassen door aan te melden op https://www.jeugdverblijven.be en/of https://zelfkook.cjt.be. Je toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens kan je intrekken. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Wij vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om je identiteit te controleren vragen we om een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart toe te voegen aan je vraag. We raden je sterk aan om daarbij de pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
BIJ KLACHTEN
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van persoonsgegevens, dan vragen we hierover direct contact met ons op te nemen via bovenstaande contactgegevens. Je hebt bovendien altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dat is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
COOKIEBELEID
CJT gebruikt cookies om je surfervaring gemakkelijker en aangenamer te maken en om de inhoud van de websites beter af te stemmen op je behoeften en voorkeuren. Je vindt een nota over ons cookiebeleid op elk van onze websites.
WIJZIGING VAN DEZE VERKLARING
CJT kan de privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail (privacy@cjt.be) als je die wil raadplegen.
Deze privacyverklaring werd opgemaakt op 11 april 2019 en werd geactualieerd op 23 januari 2020.
